Alles, was Submira kann — Schritt für Schritt erklärt.

Submira ist der Beschaffungs-Co-Pilot für die Schweiz: die Plattform für Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen auf simap.ch teilnehmen. Finden, Qualifizieren, KI-gestütztes Analysieren, Angebote erstellen, Einreichen und Auswerten — alles in einem Werkzeug, mit Datenhaltung in der Schweiz und vollständig in Deutsch, Französisch und Italienisch.

Dieses Handbuch führt Sie von der ersten Anmeldung bis zur Auswertung gewonnener und verlorener Submissionen. Lesen Sie es von oben nach unten oder springen Sie über die Navigation links gezielt zu einem Thema.

1. 1Workspace anlegen — Ihr zentraler Arbeitsbereich für Bids, Team und Einstellungen.
2. 2Firmenprofil ausfüllen — Branchen, CPV-Codes und Kantone verbessern das KI-Matching.
3. 3Ausschreibungen finden — live verbunden mit simap.ch.
4. 4Erste Ausschreibung analysieren — die KI extrahiert Anforderungen, Fristen und K.o.-Kriterien.
5. 5Team einladen und Integrationen einrichten, sobald die Basis steht.

Beim ersten Login legen Sie Ihren Workspace an und geben ihm einen Namen — zum Beispiel Ihren Firmennamen. Jeder Workspace hat einen eigenen Plan, ein eigenes Team und eigene Daten. Sie können mehrere Workspaces betreiben, etwa pro Firma oder pro Niederlassung.

1. 1Beim Onboarding Firmenname und UID (CHE-…) eingeben.
2. 2Relevante Branchen wählen — sie steuern das Ausschreibungs-Matching.
3. 3Daten-Residency bestätigen — Submira hostet Ihre Daten in der Schweiz/EU.

Unter Admin → Firmenprofil hinterlegen Sie die Eckdaten Ihres Unternehmens. Diese Angaben fliessen in die Bewertung passender Ausschreibungen und in die KI-generierten Angebotsentwürfe ein.

• Branchen und CPV-Codes — bestimmen, welche Ausschreibungen zu Ihnen passen.
• Aktive Kantone — fokussiert die Suche auf Ihre Zielregionen.
• Mitarbeitende und Gründungsjahr — Kontext für Eignungsnachweise.
• Kernkompetenzen — Freitext, den die KI für überzeugende Angebote nutzt.

Unter «Suchen» sind alle öffentlich publizierten Ausschreibungen der Schweiz aggregiert, inklusive WTO-Verfahren. Die semantische Suche versteht Ihre Stichworte und gleicht sie mit Ihrem Firmenprofil ab.

• Match-Score 0–100 zeigt, wie gut eine Ausschreibung zu Ihrem Profil passt.
• Sortieren nach Neueste, Frist oder Auftragswert.
• Mit einem Klick in die Pipeline übernehmen.

Speichern Sie eine Suche mit ihren Filtern als Suchabo. Submira prüft laufend neue Ausschreibungen und benachrichtigt Sie, sobald ein Treffer Ihren Kriterien entspricht.

Nicht jede Ausschreibung lohnt sich. Submira hilft Ihnen, früh die richtige Entscheidung zu treffen — mit einem Match-Score, einer geschätzten Gewinnwahrscheinlichkeit und einer Go/No-Go-Empfehlung.

• Match-Score basierend auf Ihrem Firmenprofil und den Anforderungen.
• K.o.-Frühwarnung: fehlende Pflichtkriterien werden sofort markiert.
• Empfehlung, ob sich der Aufwand voraussichtlich lohnt.

Unter «Analysen» laden Sie die Ausschreibungsunterlagen (PDF, Word oder Text) hoch. Die KI liest das Dokument und extrahiert die entscheidenden Punkte — jeweils mit Verweis auf die Quellseite, damit Sie alles nachprüfen können.

1. 1Dokument per Drag-and-drop oder Dateiauswahl hochladen.
2. 2Die KI liest das Dokument und erstellt Quellenverweise.
3. 3Ergebnis prüfen: Zusammenfassung, Anforderungen, Eignungs- und Zuschlagskriterien, K.o.-Kriterien, Fristen und Risiken.

Unter «Wissensdatenbank» laden Sie Ihr Firmenwissen hoch: Referenzprojekte, Lebensläufe, Zertifikate und frühere Angebote. Submira liest, zerlegt und indexiert diese Dokumente, damit die KI beim Angebotsschreiben auf Ihr echtes Wissen zurückgreift.

1. 1Dokumenttyp wählen (Referenz, CV, Zertifikat, früheres Angebot).
2. 2Datei hochladen — sie wird automatisch indexiert.
3. 3Je mehr Wissen, desto besser die Angebotsentwürfe.

Auf Basis einer Analyse erstellt Submira einen Angebotsentwurf, der jede Anforderung adressiert und Ihr Firmenwissen einbindet. Der Mensch entscheidet: Sie sehen den Entwurf, ergänzen Lücken und exportieren das fertige Dokument.

• Anforderungs-Mapping: jede Anforderung wird einem Abschnitt zugeordnet.
• Lücken werden klar markiert, damit nichts vergessen geht.
• Export als Word-Dokument im weiterverarbeitbaren Format.
• Der Entwurf entsteht in Ihrer Sprache (DE/FR/IT).

Vor der Einreichung exportiert Submira Ihr Angebot als Word-Dokument und die Anforderungsmatrix als Excel. So reichen Sie strukturiert und vollständig im geforderten Format ein.

• Word-Export des Angebotsentwurfs.
• Excel-Export der Anforderungs-/Preismatrix.
• Vollständigkeits-Check gegen die extrahierten Kriterien.

Submira erfasst die Fristen aus jeder Analyse und zeigt sie auf dem Dashboard und in der Pipeline. Über Benachrichtigungen und Suchabos werden Sie rechtzeitig erinnert.

Die Pipeline zeigt alle Ihre Bids als Karten in Spalten nach Status. Ziehen Sie Karten per Drag-and-drop zwischen den Spalten — der Status wird automatisch gespeichert.

Während die Pipeline alle Bids im Überblick zeigt, hat jeder einzelne Bid ein eigenes Arbeits-Board. So koordinieren Sie alle Schritte einer Submission an einem Ort — von der Dokumentenprüfung bis zur Einreichung.

Öffnen Sie ein Bid-Board über «Board öffnen» auf einer Pipeline-Karte. Das Board hat vier Spalten: Zu tun, In Arbeit, Prüfung und Erledigt.

1. 1Klicken Sie auf «Standard-Checkliste erstellen» — Submira legt die typischen Submissions-Schritte an.
2. 2Fügen Sie eigene Aufgaben pro Spalte hinzu.
3. 3Verschieben Sie Aufgaben per Klick in die nächste Phase.

Unter «Erkenntnisse» verdichtet Submira Ihre Bids zu Kennzahlen: Gewinnrate, Erfolg nach Kanton und Verfahrensart sowie Muster aus gewonnenen und verlorenen Submissionen. So lernen Sie aus jeder Abgabe.

• Win/Loss-Analyse über alle Bids.
• Gewinnrate nach Kanton und Auftragsart.
• Erkenntnisse aus öffentlichen Zuschlagsdaten.

Unter Admin → Mitglieder laden Sie Personen per E-Mail ein und weisen ihnen Rollen zu. Rollen steuern, was jemand sehen und ändern darf.

1. 1Admin → Mitglieder öffnen.
2. 2E-Mail-Adresse eingeben und Rolle wählen.
3. 3Die Person erhält eine Einladung und tritt nach Annahme bei.

Unter Einstellungen verwalten Sie Ihr Profil (Name, Sprache) und steuern genau, welche Ereignisse Ihnen per E-Mail und welche nur in der App gemeldet werden.

• Neue passende Ausschreibungen (Matches).
• Fristerinnerungen vor Eingabe- und Fragerunden-Terminen.
• Zuschläge und Bid-Statusänderungen.
• Wöchentliche Zusammenfassung und Produkt-Updates.

Automationen nehmen Ihnen wiederkehrende Handgriffe ab. Eine Regel besteht aus einem Auslöser («Wenn …») und einer Aktion («… dann»). Sie legen sie unter Einstellungen → Automationen an.

Unter «Integrationen» verbinden Sie Submira mit Ihren bestehenden Werkzeugen — per OAuth, sicher und mit verschlüsselter Token-Speicherung.

Viele Unternehmen halten ihre Referenzen, CVs und Zertifikate in Microsoft SharePoint, OneDrive oder Google Drive. Submira holt diese Dokumente direkt aus Ihren bestehenden Ablagen in die Wissensdatenbank.

1. 1Verbinden Sie SharePoint (Microsoft) bzw. Google Drive auf der Integrationen-Seite per OAuth.
2. 2Öffnen Sie die Wissensdatenbank und wählen Sie «Aus Microsoft importieren».
3. 3Wählen Sie die Quelle (OneDrive, SharePoint-Site oder Google Drive) und navigieren Sie durch die Ordner.
4. 4Klicken Sie bei einer Datei auf «Importieren» — Submira lädt sie, extrahiert den Text und indexiert sie automatisch.

• Unterstützt PDF, Word und Text; Google-Dokumente werden automatisch als PDF importiert.
• Die Zugriffstoken werden AES-256-verschlüsselt gespeichert; Submira liest nur (readonly).
• Importierte Dokumente stehen sofort für die KI-Angebotsgenerierung zur Verfügung.

Über den eingebauten MCP-Server können KI-Agenten Submira direkt nutzen — Ausschreibungen suchen und Entwürfe vorbereiten. Die Anbindung erfolgt über mcp.submira.ch und einen API-Schlüssel.

Unter Admin → Sicherheit schützen Sie Ihr Konto mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP). Beim Login geben Sie zusätzlich einen Code aus Ihrer Authenticator-App ein.

Unter Einstellungen → Datenschutz exportieren Sie eine vollständige Kopie Ihrer Daten als JSON (Profil, Bids, Analysen, Angebote, Verlauf) und können Ihr Konto inklusive Workspaces unwiderruflich löschen. Damit unterstützt Submira die Betroffenenrechte aus revDSG und DSGVO.

• Datenexport pro Workspace als JSON — Auskunfts- und Übertragbarkeitsrecht.
• Konto-Löschung entfernt alle Ihre Daten unwiderruflich.
• Datenhaltung in der Schweiz/EU, Subprozessoren in der Datenschutzerklärung gelistet.

Über die Submira-API greifen Sie programmatisch auf Daten zu. Erstellen Sie einen API-Schlüssel unter «Integrationen» und authentifizieren Sie damit Ihre Anfragen an die v1-Endpunkte.

Webhooks (Integrationen → Webhooks) schicken bei bestimmten Ereignissen eine signierte HTTP-Anfrage an Ihre URL — ideal für Slack, Zapier oder eigene Systeme.

Submira gibt es in mehreren Plänen. Alle hosten in der Schweiz/EU und setzen revDSG- und DSGVO-Standards um. Die jeweils aktuellen Preise finden Sie auf der Preise-Seite — hier geht es um den Funktionsumfang.