Tout ce que Submira sait faire — expliqué étape par étape.

Submira est le copilote des marchés publics pour la Suisse : la plateforme pour les entreprises qui participent aux appels d'offres publics sur simap.ch. Trouver, qualifier, analyser avec l'IA, créer des offres, déposer et évaluer — le tout dans un seul outil, avec hébergement des données en Suisse et entièrement en allemand, français et italien.

Ce manuel vous accompagne de la première connexion à l'évaluation des soumissions gagnées et perdues. Lisez-le de haut en bas ou accédez directement à un sujet via la navigation à gauche.

1. 1Créer l'espace de travail — votre zone de travail centrale pour les offres, l'équipe et les paramètres.
2. 2Remplir le profil d'entreprise — secteurs, codes CPV et cantons améliorent la correspondance IA.
3. 3Trouver des appels d'offres — connecté en direct à simap.ch.
4. 4Analyser le premier appel d'offres — l'IA extrait les exigences, délais et critères éliminatoires.
5. 5Inviter l'équipe et configurer les intégrations une fois la base en place.

Lors de la première connexion, vous créez votre espace de travail et lui donnez un nom — par exemple le nom de votre entreprise. Chaque espace a son propre plan, sa propre équipe et ses propres données. Vous pouvez gérer plusieurs espaces, par exemple par entreprise ou par succursale.

1. 1Saisir le nom de l'entreprise et l'IDE (CHE-…) lors de l'onboarding.
2. 2Choisir les secteurs pertinents — ils pilotent la correspondance des appels d'offres.
3. 3Confirmer la résidence des données — Submira héberge vos données en Suisse/UE.

Sous Admin → Profil d'entreprise, vous renseignez les données clés de votre entreprise. Ces indications alimentent l'évaluation des appels d'offres pertinents et les projets d'offres générés par l'IA.

• Secteurs et codes CPV — déterminent quels appels d'offres vous correspondent.
• Cantons actifs — concentre la recherche sur vos régions cibles.
• Effectif et année de fondation — contexte pour les preuves d'aptitude.
• Compétences clés — texte libre que l'IA utilise pour des offres convaincantes.

Sous « Rechercher », tous les appels d'offres publiés en Suisse sont agrégés, y compris les procédures OMC. La recherche sémantique comprend vos mots-clés et les compare à votre profil d'entreprise.

• Le score de correspondance 0–100 indique l'adéquation d'un appel d'offres à votre profil.
• Trier par les plus récents, délai ou valeur du marché.
• Reprendre dans le pipeline en un clic.

Enregistrez une recherche avec ses filtres comme recherche sauvegardée. Submira vérifie en continu les nouveaux appels d'offres et vous notifie dès qu'un résultat correspond à vos critères.

Dès que de nouvelles publications simap arrivent, Submira les compare automatiquement à votre profil d'entreprise. Les meilleures correspondances apparaissent dans le fil « Pour vous » directement sur votre tableau de bord — triées par pertinence.

• Chaque carte affiche le score de correspondance, l'adjudicateur, le canton et le délai de soumission.
• Un clic ouvre l'appel d'offres ; masquez d'un clic ce qui ne convient pas.
• Seules les correspondances vraiment fortes apparaissent — aucun bruit.

Tous les appels d'offres ne valent pas la peine. Submira vous aide à prendre tôt la bonne décision — avec un score de correspondance, une probabilité de gain estimée et une recommandation go/no-go.

Après chaque analyse, une recommandation claire apparaît en haut sous forme de feu tricolore : Soumettre, Examiner attentivement ou Ne pas soumettre. Avec une probabilité de gain estimée en pourcentage — calculée de façon transparente à partir de facteurs individuels, tous consultables.

• Recommandation en feu tricolore avec brève justification des facteurs décisifs.
• Probabilité de gain à partir du statut éliminatoire, de l'éligibilité, des critères d'adjudication pondérés et de votre historique de gains/pertes.
• Les points bloquants sont nommés explicitement — un critère obligatoire non satisfait est toujours un no-go.
• Chaque facteur est visible (+/−) — aucune boîte noire.

Sous « Analyses », vous téléchargez les documents d'appel d'offres (PDF, Word ou texte). L'IA lit le document et extrait les points décisifs — chacun avec un renvoi à la page source, afin que vous puissiez tout vérifier.

1. 1Télécharger le document par glisser-déposer ou sélection de fichier.
2. 2L'IA lit le document et crée les renvois aux sources.
3. 3Vérifier le résultat : résumé, exigences, critères d'aptitude et d'adjudication, critères éliminatoires, délais et risques.

Sous « Base de connaissances », vous téléchargez le savoir de votre entreprise : projets de référence, CV, certificats et offres antérieures. Submira lit, décompose et indexe ces documents afin que l'IA s'appuie sur votre savoir réel lors de la rédaction d'offres.

1. 1Choisir le type de document (référence, CV, certificat, offre antérieure).
2. 2Télécharger le fichier — il est indexé automatiquement.
3. 3Plus il y a de savoir, meilleurs sont les projets d'offres.

Sur la base d'une analyse, Submira crée un projet d'offre qui adresse chaque exigence et intègre votre savoir d'entreprise. L'humain décide : vous voyez le projet, comblez les lacunes et exportez le document finalisé.

Vous disposez de trois voies équivalentes vers l'offre :

• Depuis l'analyse — l'IA génère un projet structuré à partir des exigences extraites et de votre savoir d'entreprise.
• Depuis un modèle — partez d'une structure de chapitres éprouvée que vous avez enregistrée.
• Adapter votre propre document — téléchargez une offre existante (PDF/Word) ; l'IA la structure et l'adapte à cet appel d'offres.

Chaque projet contient un contrôle d'exhaustivité : une matrice qui indique pour chaque exigence obligatoire si elle est couverte, partiellement couverte ou ouverte — avec barre de progression. Vous n'oubliez ainsi aucun critère obligatoire avant le dépôt.

• Mappage des exigences : chaque chapitre indique quels critères il adresse.
• Preuve de référence : les références utilisées de votre savoir d'entreprise sont indiquées par chapitre.
• Aperçu en direct avant l'export — pas d'export à l'aveugle.
• Enregistrer comme modèle : les offres éprouvées deviennent un module réutilisable.

Avant le dépôt, Submira exporte votre offre en document Word ou PDF et la matrice des exigences en Excel. Le PDF contient un texte réel, recherchable et copiable — exactement comme l'exigent les recommandations pour le dépôt électronique sur simap.

• Export Word du projet d'offre pour retravail.
• Export PDF avec texte recherchable — prêt pour le dépôt.
• Export Excel de la matrice exigences/prix.
• Contrôle d'exhaustivité par rapport aux critères extraits.

Submira saisit les délais de chaque analyse et les affiche sur le tableau de bord et dans le pipeline. Vous êtes rappelé à temps via les notifications et les recherches enregistrées.

Sous « Documents », vous trouvez tous les documents d'appel d'offres et justificatifs de votre espace de travail de manière centralisée — plus dispersés par offre. Chaque document indique à quelle offre il appartient, avec taille et date.

• Recherche plein texte sur les noms de fichiers et les offres associées.
• Aperçu en ligne du texte extrait, sans téléchargement.
• Téléchargement via des liens sécurisés à durée limitée.
• Transfert : copier le lien et le partager.

Les appels d'offres suisses exigent régulièrement les mêmes justificatifs : extrait du registre du commerce et des poursuites, attestations fiscales et sociales, certificats d'assurance et ISO. Le Centre de justificatifs les tient prêts de manière centralisée — et surveille leur validité.

• Justificatifs standard organisés par type.
• Suivi de validité : Valable, Expire bientôt ou Expiré — avec durée restante.
• Alerte avant l'expiration d'un justificatif (un extrait du registre des poursuites n'est souvent valable que ~3 mois).
• Accès direct au validateur fédéral pour la vérification de la signature SEQ.

Sur chaque page de détail d'offre, votre équipe collabore : attribuez l'offre à une personne responsable, discutez dans le fil de commentaires directement sur l'offre, et gardez la vue d'ensemble via le journal d'activité de qui a fait quoi et quand.

• Attribuer la responsabilité — clarté sur qui est responsable.
• Commentaires dans le contexte de l'offre, au lieu d'e-mails dispersés.
• Journal d'activité pour une traçabilité complète.

Pour que vous n'ayez jamais à réfléchir à ce qui vient ensuite, Submira affiche sur chaque page de détail d'offre un conseil contextuel : analyser, créer l'offre, combler les lacunes, exporter et déposer — selon l'état actuel de l'offre. Si un délai approche, le conseil devient urgent.

Le pipeline affiche toutes vos offres sous forme de cartes dans des colonnes par statut. Glissez les cartes entre les colonnes — le statut est enregistré automatiquement.

Alors que le pipeline montre toutes les offres en vue d'ensemble, chaque offre individuelle a son propre tableau de travail. Vous coordonnez ainsi toutes les étapes d'une soumission en un seul endroit — de la vérification des documents au dépôt.

Ouvrez un tableau d'offre via « Ouvrir le tableau » sur une carte du pipeline. Le tableau a quatre colonnes : À faire, En cours, Vérification et Terminé.

1. 1Cliquez sur « Créer la liste de contrôle standard » — Submira crée les étapes typiques d'une soumission.
2. 2Ajoutez vos propres tâches par colonne.
3. 3Déplacez les tâches d'un clic vers la phase suivante.

Sous « Enseignements », Submira condense vos offres en indicateurs : taux de réussite, succès par canton et type de procédure ainsi que des schémas issus des soumissions gagnées et perdues. Vous apprenez ainsi de chaque remise.

• Analyse gain/perte sur toutes les offres.
• Taux de réussite par canton et type de marché.
• Enseignements tirés des données d'adjudication publiques.

Sous Admin → Membres, vous invitez des personnes par e-mail et leur attribuez des rôles. Les rôles déterminent ce que quelqu'un peut voir et modifier.

1. 1Ouvrir Admin → Membres.
2. 2Saisir l'adresse e-mail et choisir le rôle.
3. 3La personne reçoit une invitation et rejoint après acceptation.

Sous Paramètres, vous gérez votre profil (nom, langue) et déterminez précisément quels événements vous sont signalés par e-mail et lesquels uniquement dans l'application.

• Nouveaux appels d'offres correspondants (matches).
• Rappels de délai avant les échéances de dépôt et de questions.
• Adjudications et changements de statut d'offre.
• Résumé hebdomadaire et mises à jour produit.

Les automatisations vous déchargent des gestes récurrents. Une règle se compose d'un déclencheur (« Si … ») et d'une action (« … alors »). Vous les créez sous Paramètres → Automatisations.

Sous « Intégrations », vous connectez Submira à vos outils existants — par OAuth, en sécurité et avec stockage chiffré des jetons.

De nombreuses entreprises conservent leurs références, CV et certificats dans Microsoft SharePoint, OneDrive ou Google Drive. Submira récupère ces documents directement depuis vos répertoires existants dans la base de connaissances.

1. 1Connectez SharePoint (Microsoft) ou Google Drive sur la page Intégrations par OAuth.
2. 2Ouvrez la base de connaissances et choisissez « Importer depuis Microsoft ».
3. 3Choisissez la source (OneDrive, site SharePoint ou Google Drive) et naviguez dans les dossiers.
4. 4Cliquez sur « Importer » pour un fichier — Submira le charge, extrait le texte et l'indexe automatiquement.

• Prend en charge PDF, Word et texte ; les documents Google sont importés automatiquement en PDF.
• Les jetons d'accès sont stockés chiffrés en AES-256 ; Submira lit uniquement (lecture seule).
• Les documents importés sont immédiatement disponibles pour la génération d'offres par IA.

Via le serveur MCP intégré, les agents IA peuvent utiliser Submira directement — rechercher des appels d'offres et préparer des projets. La connexion se fait via mcp.submira.ch et une clé API.

Sous Admin → Sécurité, vous protégez votre compte avec l'authentification à deux facteurs (TOTP). Lors de la connexion, vous saisissez en plus un code de votre application d'authentification.

Sous Paramètres → Protection des données, vous exportez une copie complète de vos données en JSON (profil, offres, analyses, propositions, historique) et pouvez supprimer irrévocablement votre compte, y compris les espaces de travail. Submira soutient ainsi les droits des personnes concernées issus de la nLPD et du RGPD.

• Export de données par espace de travail en JSON — droit d'accès et de portabilité.
• La suppression du compte efface irrévocablement toutes vos données.
• Hébergement des données en Suisse/UE, sous-traitants listés dans la politique de confidentialité.

Par défaut, Submira utilise Anthropic (Claude) pour l'analyse et la génération IA ; les contenus transmis ne sont contractuellement pas utilisés pour l'entraînement. Les clients Enterprise peuvent à la place renseigner leur propre point de terminaison compatible OpenAI — par exemple Azure OpenAI ou un modèle auto-hébergé.

• Clé API et point de terminaison propres renseignables dans l'espace de travail.
• Dans ce cas, Anthropic n'est plus sous-traitant.
• Le traitement IA s'effectue entièrement via votre propre infrastructure.

Via l'API Submira, vous accédez aux données de manière programmatique. Créez une clé API sous « Intégrations » et authentifiez vos requêtes vers les points de terminaison v1.

Les webhooks (Intégrations → Webhooks) envoient lors de certains événements une requête HTTP signée à votre URL — idéal pour Slack, Zapier ou des systèmes propres.

Submira existe en plusieurs plans. Tous hébergent en Suisse/UE et appliquent les standards nLPD et RGPD. Les prix actuels figurent sur la page Tarifs — il s'agit ici de l'étendue des fonctions.