Tutto ciò che Submira sa fare — spiegato passo dopo passo.

Submira è il copilota degli appalti pubblici per la Svizzera: la piattaforma per le aziende che partecipano agli appalti pubblici su simap.ch. Trovare, qualificare, analizzare con l'IA, creare offerte, presentare e valutare — tutto in un unico strumento, con hosting dei dati in Svizzera e interamente in tedesco, francese e italiano.

Questo manuale vi accompagna dal primo accesso alla valutazione degli appalti vinti e persi. Leggetelo dall'alto in basso o accedete direttamente a un argomento tramite la navigazione a sinistra.

1. 1Creare lo spazio di lavoro — la vostra area di lavoro centrale per offerte, team e impostazioni.
2. 2Compilare il profilo aziendale — settori, codici CPV e cantoni migliorano l'abbinamento IA.
3. 3Trovare appalti — collegato in diretta a simap.ch.
4. 4Analizzare il primo appalto — l'IA estrae requisiti, scadenze e criteri eliminatori.
5. 5Invitare il team e configurare le integrazioni una volta posta la base.

Al primo accesso create il vostro spazio di lavoro e gli date un nome — ad esempio il nome della vostra azienda. Ogni spazio ha un proprio piano, un proprio team e propri dati. Potete gestire più spazi, ad esempio per azienda o per filiale.

1. 1Inserire nome dell'azienda e IDI (CHE-…) durante l'onboarding.
2. 2Scegliere i settori rilevanti — guidano l'abbinamento degli appalti.
3. 3Confermare la residenza dei dati — Submira ospita i vostri dati in Svizzera/UE.

In Admin → Profilo aziendale inserite i dati chiave della vostra azienda. Queste indicazioni confluiscono nella valutazione degli appalti pertinenti e nelle bozze di offerta generate dall'IA.

• Settori e codici CPV — determinano quali appalti vi corrispondono.
• Cantoni attivi — concentra la ricerca sulle vostre regioni target.
• Collaboratori e anno di fondazione — contesto per le prove di idoneità.
• Competenze chiave — testo libero che l'IA usa per offerte convincenti.

In « Cerca » sono aggregati tutti gli appalti pubblicati in Svizzera, incluse le procedure OMC. La ricerca semantica comprende le vostre parole chiave e le confronta con il vostro profilo aziendale.

• Il punteggio di abbinamento 0–100 indica quanto un appalto corrisponde al vostro profilo.
• Ordinare per più recenti, scadenza o valore dell'appalto.
• Aggiungere alla pipeline con un clic.

Salvate una ricerca con i suoi filtri come ricerca salvata. Submira verifica continuamente i nuovi appalti e vi notifica non appena un risultato corrisponde ai vostri criteri.

Non appena arrivano nuove pubblicazioni simap, Submira le confronta automaticamente con il tuo profilo aziendale. Le corrispondenze più forti appaiono nel feed « Per te » direttamente sulla tua dashboard — ordinate per pertinenza.

• Ogni scheda mostra il punteggio di abbinamento, il committente, il cantone e il termine di presentazione.
• Un clic apre l'appalto; nascondi con un clic ciò che non è adatto.
• Appaiono solo corrispondenze davvero forti — nessun rumore.

Non ogni appalto vale la pena. Submira vi aiuta a prendere presto la decisione giusta — con un punteggio di abbinamento, una probabilità di vittoria stimata e una raccomandazione go/no-go.

Dopo ogni analisi appare in alto una raccomandazione chiara come semaforo: Partecipare, Esaminare attentamente o Non partecipare. Con una probabilità di vittoria stimata in percentuale — calcolata in modo trasparente da singoli fattori, tutti consultabili.

• Raccomandazione a semaforo con breve motivazione dei fattori decisivi.
• Probabilità di vittoria da stato eliminatorio, idoneità, criteri di aggiudicazione ponderati e dal tuo storico di vittorie/perdite.
• Gli ostacoli decisivi sono nominati esplicitamente — un criterio obbligatorio non soddisfatto è sempre un no-go.
• Ogni fattore è visibile (+/−) — nessuna scatola nera.

In « Analisi » caricate i documenti di gara (PDF, Word o testo). L'IA legge il documento ed estrae i punti decisivi — ciascuno con rimando alla pagina di origine, affinché possiate verificare tutto.

1. 1Caricare il documento tramite trascinamento o selezione file.
2. 2L'IA legge il documento e crea i rimandi alle fonti.
3. 3Verificare il risultato: riassunto, requisiti, criteri di idoneità e aggiudicazione, criteri eliminatori, scadenze e rischi.

In « Banca dati di conoscenze » caricate il sapere della vostra azienda: progetti di referenza, CV, certificati e offerte precedenti. Submira legge, scompone e indicizza questi documenti affinché l'IA attinga al vostro sapere reale durante la stesura delle offerte.

1. 1Scegliere il tipo di documento (referenza, CV, certificato, offerta precedente).
2. 2Caricare il file — viene indicizzato automaticamente.
3. 3Più sapere, migliori sono le bozze di offerta.

Sulla base di un'analisi, Submira crea una bozza di offerta che affronta ogni requisito e integra il vostro sapere aziendale. L'essere umano decide: vedete la bozza, colmate le lacune ed esportate il documento finito.

Avete tre vie equivalenti all'offerta:

• Dall'analisi — l'IA genera una bozza strutturata dai requisiti estratti e dal vostro sapere aziendale.
• Da un modello — partite da una struttura di capitoli collaudata che avete salvato.
• Adattare il proprio documento — caricate un'offerta esistente (PDF/Word); l'IA la struttura e la adatta a questo appalto.

Ogni bozza contiene un controllo di completezza: una matrice che indica per ogni requisito obbligatorio se è coperto, parzialmente coperto o aperto — con barra di avanzamento. Così non dimenticate alcun criterio obbligatorio prima della presentazione.

• Mappatura dei requisiti: ogni capitolo indica quali criteri affronta.
• Prova di riferimento: i riferimenti utilizzati dal vostro sapere aziendale sono indicati per capitolo.
• Anteprima dal vivo prima dell'esportazione — nessuna esportazione alla cieca.
• Salvare come modello: le offerte collaudate diventano un modulo riutilizzabile.

Prima della presentazione, Submira esporta la vostra offerta come documento Word o PDF e la matrice dei requisiti come Excel. Il PDF contiene testo reale, ricercabile e copiabile — esattamente come richiesto dalle raccomandazioni per la presentazione elettronica su simap.

• Esportazione Word della bozza di offerta per rielaborazione.
• Esportazione PDF con testo ricercabile — pronto per la presentazione.
• Esportazione Excel della matrice requisiti/prezzi.
• Controllo di completezza rispetto ai criteri estratti.

Submira rileva le scadenze di ogni analisi e le mostra nella dashboard e nella pipeline. Tramite notifiche e ricerche salvate venite ricordati per tempo.

In « Documenti » trovate tutti i documenti di gara e i giustificativi del vostro spazio di lavoro in modo centralizzato — non più dispersi per offerta. Ogni documento indica a quale offerta appartiene, con dimensione e data.

• Ricerca full-text su nomi di file e offerte associate.
• Anteprima in linea del testo estratto, senza download.
• Download tramite link sicuri a tempo limitato.
• Inoltro: copiare il link e condividerlo.

I bandi svizzeri richiedono regolarmente gli stessi giustificativi: estratto del registro di commercio e delle esecuzioni, attestazioni fiscali e sociali, certificati assicurativi e ISO. Il Centro dei giustificativi li tiene pronti in modo centralizzato — e ne monitora la validità.

• Giustificativi standard organizzati per tipo.
• Monitoraggio della validità: Valido, In scadenza o Scaduto — con durata residua.
• Avviso prima della scadenza di un giustificativo (un estratto del registro esecuzioni è spesso valido solo ~3 mesi).
• Accesso diretto al validatore federale per la verifica della firma FEQ.

Su ogni pagina di dettaglio dell'offerta, il vostro team collabora: assegnate l'offerta a una persona responsabile, discutete nel thread di commenti direttamente sull'offerta e mantenete la visione d'insieme tramite il registro attività di chi ha fatto cosa e quando.

• Assegnare la responsabilità — chiaro chi è responsabile.
• Commenti nel contesto dell'offerta, invece di e-mail disperse.
• Registro attività per piena tracciabilità.

Affinché non dobbiate mai chiedervi cosa viene dopo, Submira mostra su ogni pagina di dettaglio dell'offerta un suggerimento contestuale: analizzare, creare l'offerta, colmare le lacune, esportare e presentare — a seconda dello stato attuale dell'offerta. Se una scadenza si avvicina, il suggerimento diventa urgente.

La pipeline mostra tutte le vostre offerte come schede in colonne per stato. Trascinate le schede tra le colonne — lo stato viene salvato automaticamente.

Mentre la pipeline mostra tutte le offerte in panoramica, ogni singola offerta ha una propria lavagna di lavoro. Coordinate così tutti i passaggi di un appalto in un unico posto — dalla verifica dei documenti alla presentazione.

Aprite una lavagna offerta tramite « Apri lavagna » su una scheda della pipeline. La lavagna ha quattro colonne: Da fare, In lavorazione, Verifica e Completato.

1. 1Cliccate su « Crea checklist standard » — Submira crea i tipici passaggi di un appalto.
2. 2Aggiungete attività proprie per colonna.
3. 3Spostate le attività con un clic alla fase successiva.

In « Insight » Submira condensa le vostre offerte in indicatori: tasso di vittoria, successo per cantone e tipo di procedura nonché schemi dagli appalti vinti e persi. Imparate così da ogni consegna.

• Analisi vinte/perse su tutte le offerte.
• Tasso di vittoria per cantone e tipo di appalto.
• Insight dai dati pubblici di aggiudicazione.

In Admin → Membri invitate persone via e-mail e assegnate loro ruoli. I ruoli determinano cosa qualcuno può vedere e modificare.

1. 1Aprire Admin → Membri.
2. 2Inserire l'indirizzo e-mail e scegliere il ruolo.
3. 3La persona riceve un invito e si unisce dopo l'accettazione.

In Impostazioni gestite il vostro profilo (nome, lingua) e determinate con precisione quali eventi vi vengono segnalati via e-mail e quali solo nell'app.

• Nuovi appalti corrispondenti (match).
• Promemoria delle scadenze prima delle date di presentazione e del giro di domande.
• Aggiudicazioni e cambiamenti di stato delle offerte.
• Riassunto settimanale e aggiornamenti di prodotto.

Le automazioni vi sollevano dai gesti ricorrenti. Una regola si compone di un attivatore (« Se … ») e di un'azione (« … allora »). Le create in Impostazioni → Automazioni.

In « Integrazioni » collegate Submira ai vostri strumenti esistenti — tramite OAuth, in sicurezza e con archiviazione cifrata dei token.

Molte aziende conservano le proprie referenze, CV e certificati in Microsoft SharePoint, OneDrive o Google Drive. Submira recupera questi documenti direttamente dai vostri archivi esistenti nella banca dati di conoscenze.

1. 1Collegate SharePoint (Microsoft) o Google Drive nella pagina Integrazioni tramite OAuth.
2. 2Aprite la banca dati di conoscenze e scegliete « Importa da Microsoft ».
3. 3Scegliete la fonte (OneDrive, sito SharePoint o Google Drive) e navigate tra le cartelle.
4. 4Cliccate su « Importa » per un file — Submira lo carica, estrae il testo e lo indicizza automaticamente.

• Supporta PDF, Word e testo; i documenti Google vengono importati automaticamente come PDF.
• I token di accesso sono archiviati cifrati in AES-256; Submira legge solo (sola lettura).
• I documenti importati sono immediatamente disponibili per la generazione di offerte tramite IA.

Tramite il server MCP integrato, gli agenti IA possono utilizzare Submira direttamente — cercare appalti e preparare bozze. Il collegamento avviene tramite mcp.submira.ch e una chiave API.

In Admin → Sicurezza proteggete il vostro account con l'autenticazione a due fattori (TOTP). All'accesso inserite in aggiunta un codice dalla vostra app di autenticazione.

In Impostazioni → Protezione dei dati esportate una copia completa dei vostri dati in JSON (profilo, offerte, analisi, proposte, cronologia) e potete eliminare irrevocabilmente il vostro account, inclusi gli spazi di lavoro. Submira sostiene così i diritti degli interessati derivanti dalla LPD riveduta e dal GDPR.

• Esportazione dati per spazio di lavoro in JSON — diritto di accesso e portabilità.
• L'eliminazione dell'account rimuove irrevocabilmente tutti i vostri dati.
• Hosting dei dati in Svizzera/UE, subfornitori elencati nell'informativa sulla privacy.

Per impostazione predefinita Submira utilizza Anthropic (Claude) per l'analisi e la generazione IA; i contenuti trasmessi non vengono contrattualmente utilizzati per l'addestramento. I clienti Enterprise possono invece indicare un proprio endpoint compatibile con OpenAI — ad esempio Azure OpenAI o un modello self-hosted.

• Chiave API ed endpoint propri indicabili nello spazio di lavoro.
• In questo caso Anthropic non è più subfornitore.
• L'elaborazione IA avviene interamente tramite la vostra infrastruttura.

Tramite l'API Submira accedete ai dati in modo programmatico. Create una chiave API in « Integrazioni » e autenticate le vostre richieste agli endpoint v1.

I webhook (Integrazioni → Webhook) inviano a determinati eventi una richiesta HTTP firmata al vostro URL — ideale per Slack, Zapier o sistemi propri.

Submira esiste in più piani. Tutti ospitano in Svizzera/UE e applicano gli standard LPD riveduta e GDPR. I prezzi attuali si trovano nella pagina Prezzi — qui si tratta della gamma di funzioni.